Was ist eine Vefahrensdokumentation nach GoBD?

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Dazu gehören beispielsweise auch Dokumente zur Warenwirtschaft, E-Mails, die die Buchhaltung betreffen, Unterlagen zur Lohnabrechnung und der Zeiterfassung in Ihrem Betrieb.

Die GoBD umfassen viele Bereiche:

• GoBD-konforme Arbeitsweise
• Einsatz von Software gemäß den GoBD
• Revisionssichere Archivierung
• Vollständige Verfahrensdokumentation

Welche Bereiche sind von der GoBD betroffen?

1.   Hauptsystem:

• Finanzbuchhaltung

2.   Nebensysteme:

• Anlagenbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Kassensystem
• Fakturierung
• Warenwirtschaftssystem für Bewertungen
• Zahlungsverkehrssystem
• Materialwirtschaft für Bewertungen
• Dokumenten-Managementsystem
• Archivsystem
• Elektronische Waagen
• Zeiterfassung
  

Benötige ich eine Verfahrensdokumentation?

Ja! Jeder Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften im Sinne der §§ 5, 4 Abs. 1 EStG muss eine Verfahrensdokumentation erstellen und auf Anforderung den Finanzbehörden schriftlich vorlegen. Das gilt übrigens auch für sehr kleine Betriebe!

Bereits seit Anfang 2015 sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ in Kraft getreten. Bei Verstößen drohen empfindliche Hinzuschätzungen von bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes auf den steuerpflichtigen Gewinn.

Konsequenzen fehlender, fehlerhafter oder unvollständiger Verfahrensdokumentation

Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit aller buchhaltungsrelevanten Systeme tragen alleine Sie als Unternehmerin oder Unternehmer! Das gilt auch, wenn Sie Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, also etwa auf Steuerberater, übertragen.

Fehlt eine Verfahrensdokumentation ganz oder gibt es nur lückenhafte Aufzeichnungen oder gar nur mündliche Anweisungen, kann ein Prüfer des Finanzamts die steuerrelevanten Prozesse Ihres Unternehmens nicht nachvollziehen. Sie verstoßen somit gegen die GoBD bzw. gegen die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit.

In der Regel führt das zu hohen Hinzuschätzungen durch die Mitarbeiter der Finanzverwaltung. Geben Sie daher den Betriebsprüfern keinen Anlass, die formelle Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung anzuzweifeln.

Besonderheit Kassenprüfung

Seit dem 1. Januar 2018 benötigen bargeldintensive Unternehmen wie beispielsweise Tankstellen, das Taxigewerbe, die Gastronomie und Hotellerie, der Einzelhandel, Apotheken, Bäckereien und Metzgereien zusätzlich zur Verfahrensdokumentation zwingend eine Verfahrensdokumentation für die Kassenführung.

Vorsicht: Das Finanzamt kann während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten unangemeldet eine Kassennachschau durchführen.

Vorteile und Förderung der Verfahrensdokumentation!

Sie fragen zurecht, warum Sie wieder einmal viel Zeit aufwenden und Geld ausgeben sollen, um dem Fiskus zu unterstützen.  1. Sie können es nicht ändern oder 2. können Sie es nicht als Ausgabe, sondern als Investition in die Zukunft sehen. Dann fällt es Ihnen vielleicht leichter.

Denn im Rahmen der Erstellung der Verfahrensdokumentation können Sie betriebliche Prozesse beleuchten und optimieren. Durch deren Verbesserung sparen Sie Kosten, arbeiten effizienter und können Abläufe im Unternehmen beschleunigen. Mit einer Förderung über die BAFA können Sie zudem 50 % des externen Beraterhonorars erstattet bekommen.

Förderung

Um Unternehmen die Inanspruchnahme von Beratungsleistungen zu erleichtern, wurde vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) das Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ ins Leben gerufen. Beratungsleistungen die sich mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Unternehmen befassen gehören explizit zum förderfähigen Bereich. Es richtet sich an kleinere und mittlere Unternehmen, die bereits gegründet sind. Für die Förderhöhe sind verschiedene Faktoren entscheidend. Die wichtigsten sind:

• Alter des Unternehmens
• Größe des Unternehmens
• Standort des Unternehmens

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